UE: Conservare anche SMS e WhatsApp istituzionali, anche se informali
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Una recente sentenza del Tribunale di Giustizia dell'Unione Europea ha stabilito che le amministrazioni pubbliche devono conservare anche gli SMS e i messaggi WhatsApp, anche se di natura informale, purché riferiti ad attività istituzionali. La decisione, disponibile in formato PDF, ha importanti implicazioni per la gestione dei documenti e l'archiviazione digitale nelle pubbliche amministrazioni di tutta Europa.
La sentenza chiarisce che la natura informale di una comunicazione non esclude la sua rilevanza ai fini della trasparenza amministrativa e dell'accesso ai documenti. Il Tribunale ha sottolineato l'importanza di preservare tutte le informazioni pertinenti all'attività istituzionale, indipendentemente dal mezzo di comunicazione utilizzato. Questo significa che non solo le email, ma anche le comunicazioni tramite applicazioni di messaggistica istantanea, come WhatsApp e SMS, devono essere archiviate e conservate nel rispetto delle normative sulla conservazione dei documenti.
La decisione ha un impatto significativo sulle procedure di gestione documentale all'interno delle amministrazioni pubbliche. Le amministrazioni dovranno ora rivedere le proprie politiche di archiviazione per assicurare la conformità a questa nuova interpretazione delle normative. Ciò potrebbe richiedere investimenti in nuovi sistemi di archiviazione e formazione del personale per garantire la corretta gestione e conservazione di tutti i tipi di documenti, inclusi quelli provenienti da piattaforme di messaggistica.
La sentenza del Tribunale UE offre una maggiore chiarezza sulle norme di trasparenza amministrativa, ma pone anche nuove sfide alle amministrazioni pubbliche. La necessità di archiviare anche le comunicazioni informali richiede una gestione più attenta e scrupolosa dei dati, considerando anche le problematiche relative alla privacy e alla protezione dei dati personali. L'implementazione di adeguate misure di sicurezza e di sistemi di archiviazione efficienti sarà fondamentale per garantire la conformità alla sentenza senza compromettere la sicurezza delle informazioni.
Si prevede che la sentenza avrà un impatto di vasta portata sulla pratica amministrativa in tutta Europa, spingendo le amministrazioni a rivedere le proprie politiche e procedure per garantire la conformità alle nuove direttive in materia di conservazione dei documenti. La sfida ora consiste nell'implementare soluzioni pratiche ed efficienti per la conservazione a lungo termine di tutti i documenti, compresi quelli provenienti dalle piattaforme di messaggistica, nel rispetto delle normative sulla privacy e sulla sicurezza dei dati.
